Abschnitt 7 von 8

Nachrichten an Gäste

Jede Nachricht hat genau einen Auslöser: den Wechsel in einen Zustand. Damit gibt es keine Reservierung ohne Nachricht und keine zwei Bestätigungen beim selben Gast.

Welcher Zustand welche Nachricht auslöst

Angabe	Was sie bedeutet
`gebucht`	Bestätigung — mit Datum, Uhrzeit, Personenzahl und dem Link zur Selbstabsage.
`eingegangen`	Eingangsbestätigung — angekommen, wir melden uns.
`in Klärung`	Rückfrage — wir klären eine Einzelheit.
`Rückruf nötig`	Ankündigung — wir rufen an.
`abgelehnt`	Absage — mit Grund. Bei geschlossenem Tag mit den Öffnungszeiten statt der allgemeinen Formulierung.
`Warteliste`	Wartelisten-Nachricht — wir melden uns, wenn etwas frei wird.
`storniert`	Stornobestätigung — damit niemand zweimal absagt.
`am Vortag`	Erinnerung — die einzige Nachricht ohne Zustandswechsel als Auslöser. Ein Lauf am Abend vorher nimmt alle Buchungen des Folgetags. Läuft bereits, sichtbar im Postausgang; zugestellt wird mit dem Mailversand.
`da / fertig / nicht erschienen`	Keine Nachricht. Was im Haus passiert, geht per Mail niemanden an.

Der Postausgang

Unter Postausgang steht jede geplante und jede verschickte Nachricht mit Empfänger, Vorlage, Zustand und Zeitpunkt. Sie sehen den fertigen Text, bevor er den Betrieb verlässt – und im Beschwerdefall danach, was genau beim Gast angekommen ist.

Der Storno-Link

Jede Bestätigung trägt einen Link, unter dem der Gast selbst absagen kann. Drei Regeln, alle drei aus Erfahrung:

Aufrufen ändert nichts. Mailprogramme und Sicherheitsscanner holen jeden Link in einer Nachricht automatisch ab. Ein Storno beim bloßen Abruf hieße: Tische werden frei, weil jemand die Mail bekommen hat.
Gezogen, nicht geraten. Der Wert ist zufällig, nicht die laufende Nummer — sonst sagt man mit einer Zahl daneben fremde Reservierungen ab.
Der zweite Aufruf zeigt „bereits abgesagt". Wer zweimal klickt, hat nichts falsch gemacht.

Kurzfristig geht es nicht mehr von selbst: die Schwelle steht je Standort und liegt in der Vorgabe bei 48 Stunden. Darunter verweist die Seite auf Ihr Telefon – eine Absage zwei Stunden vor dem Termin ist ein Anruf und keine Formularsache.

Wohin die Nachrichten gehen

Solange der Mailversand aus ist, gehen alle Nachrichten in eine Telegram-Gruppe Ihres Hauses. Sie lesen dort mit, was ein Gast bekäme – ohne dass eine Testbuchung bei einem echten Gast landet. Eingerichtet wird die Gruppe im Postausgang unter „Versand“; wie man an ihre Kennung kommt, steht dort daneben.

Ohne eingetragene Gruppe bleibt alles im Postausgang liegen. Das ist kein Fehler, sondern der Zustand vor der Einrichtung.

Was noch nicht läuft

Der Mailversand an die Gäste selbst ist noch abgeschaltet. Die Nachrichten werden geplant, formuliert und angezeigt, gehen aber nach Telegram statt ins Postfach des Gastes. Die Umstellung je Haus ist ein Schalter, kein Umbau.

Die Erinnerung am Vortag läuft bereits und ist im Postausgang sichtbar; den Gast erreicht sie, sobald der Mailversand für Ihr Haus frei ist. Sie ist die einzige Nachricht, die kein Zustandswechsel auslöst, sondern die Uhr – ein Lauf am Abend nimmt alle Buchungen des Folgetags. Buchungen, die am selben Tag für denselben Tag eingehen, bekommen keine: eine Erinnerung wenige Minuten nach der Bestätigung ist keine Hilfe.